Реквизит

Реквизи́т (от лат. requisitum требуемое, необходимое), в документоведении — элемент оформления документа, характеризующий его и удостоверяющий подлинность.

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документ.

Отсутствие в документе хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ для предназначенной цели. Различают постоянный и переменный реквизиты документа. Постоянный реквизит документа фиксируется на бланке в процессе его изготовления; переменный реквизит документа фиксируется на бланке в процессе его заполнения.

Совокупность реквизитов, определённое расположение их в документе составляют формуляр документа.

Назначение реквизитов

Реквизиты используются для характеристики документа. Например, применяемые при оформлении организационно-распорядительной документации (ОРД) реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа в пространстве, как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «Регистрационный индекс» — дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе следует отнести графически оформляемые реквизиты «Государственный герб» и «Эмблема или товарный знак (знак обслуживания)», которые иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Реквизит «Название вида документа» дает общее представление о документе, его целевом назначении, юридическом значении и характере изложения информации. Вид документа — это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы — один вид, приказы — другой вид, акты — третий). Разновидность документа конкретизирует его вид (разновидность — разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, реквизит «Отметка о наличии приложения» свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть рассмотрен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ (например, сопроводительное письмо) не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке другого документа.

Состав реквизитов

При оформлении документов используется следующий состав реквизитов:

Реквизит № 1 — Государственный герб;

Реквизит № 2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Реквизит № 3 — код организации;

Реквизит № 4 — код документа;

Реквизит № 5 — наименование вышестоящей организации;

Реквизит № 6 — наименование организации;

Реквизит № 7 — наименование структурного подразделения;

Реквизит № 8 — почтовый адрес отправителя;

Реквизит № 9 — коммуникационные и коммерческие данные;

Реквизит № 10 — название вида документа;

Реквизит № 11 — дата;

Реквизит № 12 — регистрационный индекс;

Реквизит № 13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

Реквизит № 14 — место составления или издания;

Реквизит № 15 — гриф ограничения доступа;

Реквизит № 16 — адресат;

Реквизит № 17 — гриф утверждения;

Реквизит № 18 — резолюция;

Реквизит № 19 — заголовок к тексту;

Реквизит № 20 — отметка о контроле;

Реквизит № 21 — текст;

Реквизит № 22 — отметка о наличии приложения;

Реквизит № 23 — подпись;

Реквизит № 24 — гриф приложения;

Реквизит № 25 — гриф согласования;

Реквизит № 26 — визы;

Реквизит № 27 — печать;

Реквизит № 28 — отметка об исполнителе;

Реквизит № 29 — отметка о заверении копии;

Реквизит № 30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Реквизит № 31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

Реквизит № 32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.